チャットワークの業務利用を考察してみた。

こんにちは。社労士の志戸岡です。

今日はＩＴツールについてです。

弊所では電子申請をはじめとした社労士業務を実施するために「セルズ」という会社の専用ソフトを活用しています。

先日、この業務ソフト会社のセルズとチャットワークというIT企業の合同セミナーがありまして、次のような興味があったため参加してきました。

・チャットワークの業務利用の活用方法

・在宅勤務での活用法

・チャットワーク社のオフィスの実態

などなど。

チャットワークって何よ？

チャットワークというのはLINEやスカイプなどと同じようなITでのコミュニケーションツールです。

このチャットワークですが、既に国内外113,000社もの企業に導入されているビジネスチャットツールです。

志戸岡も既にプライベートのコミュニティでの連絡には活用させてもらっているのですが、本業での活用はまだまだこれからといった状態です。

社労士業務に活かせるツールか？

セミナーに参加してみての所感ですが、セルズさんは業務ソフトの開発・運用を実施するのに合わせて、社労士法人を運営しているので実際のところを聞かせてもらいました。

すると、やはりまだまだお客様とのやりとりには壁があるようで、そこは自分の感じている間隔と一緒でした。

ＩＴベンチャーなどは別にして、一般的な中小企業の経営者にチャットで連絡・コミュニケーションをとるというのは相手によっては「いやーそれはないかな」となります。

そんなわけで現状の活用法としては、事務所内のスタッフ間での情報共有・コミュニケーションツールという位置づけのようでした。

実際私もチャットワークに限らずスカイプなどでもＯＫですよーと何度か提案してみたことはあるものの、「いや、電話でお願いします。」というお返事を頂きます。

このあたりはお客様も既に利用していたらまた状況が変わってくるのかもしれませんね。

他のLINEなどのツールとの違いは？

今、私がお客様との連絡に利用しているのは対面、電話、メールの３つで特に何の変哲もありません。

一部お客様の要望でLINEやFBメッセージをたまに利用していますが、活用というほど頻度が高くありません。

まずLINEは「既読機能」が要らないですよね。ビジネスでこの機能はお互いに非常にプレッシャーを与えてしまいます。

メールでの「開封通知機能」と一緒です。私はあの機能も嫌いです。

あと、セキュリティ面もLINEはアカウントの乗っ取りなどもあり、やはりビジネス利用はちょっと不安を感じている人もいるかと思います。

詳しいことはわかりませんが、チャットワークは銀行レベルのセキュリティだとか。

ITツールとコミュニケーションの相関性はどうなのよ？

セミナーで紹介されていた導入事例で目を引いたのが、チャットワークを導入することで、コミュニケーションの質と量が改善し、離職率が改善した、というものです。それも離職率が総じて高い介護事業。

どんな業界・業種であっても、職場でのコミュニケーションの良し悪しが離職率・定着率に影響を与えるのは明白です。

この事例の介護事業者には情報共有がうまくできない、社内電話が多く業務効率が悪いといった課題があり、この課題がチャットワーク導入で改善したそうです。

●情報の共有化
↓
●電話がぐっと減り、漏れ・ミスもなくなった
↓
●コミュニケーションが改善
↓
●おまけに施設の稼働率もアップ
↓
●社員も定着

という流れが起きたようです。

どんなツールもそうですが、便利になって効率化されてもコミュニケーションが悪くなってしまえば使う価値が著しく減ってしまいます。

そういう意味では、便利になって、なおかつ、コミュニケーションの質も良くなるというのは素晴らしいことです。

いろんなツールに踊らされるのはよくないですが、逆に良いモノは使ってもいい、という気もします。

結論として使えるツールなのか？

結論としては、使い方次第ではあるものの、チャットワークを含めたITツールで情報共有が進み、業務効率を上げたり、コミュニケーションを改善すること、ひいては離職率は改善できる可能性は十分ある、という思いに落ち着きました。

お客様へ提案するのは、自分の事務所で使って、こんな風に改善できた、という実体験を話せるようになってからでしょうね。

時代はどんどん変わっていっています。

10年前に初めて社労士業界に入ったころには、離職票などの手続きをオンラインの電子申請で処理するというのは想像もつきませんでした。

新たな「価値」を創造することも大事ですが、既存の「価値」の新しい「提供方法」を創造することも同じぐらい重要だと感じます。

提供方法が変わればそれは新たな価値という考え方にもなりますしね！