私が目指す打ち合わせの形

こんにちは。社労士の志戸岡です。

先日の打ち合わせの一コマ。

自分のやりたい方向での打ち合わせができた場面がありました。

私が目指す打ち合わせの形は

・お客様の頭を整理し、そうか！これをやればいいのか！と腹落ちしてもらう。

・様々な状況での優先順位を考えてもらい、ご自身で「選択」して行動へのパワーを与える。

・解決できないことはない。まずはこれをやってみよう！前向きになってもらう。

こんなことをいつも考えながら、お客様との打ち合わせに望んでいます。

そのイメージが少し形になった気がします。

会議や打合せの最大のムダ・課題

私は思うに、会議や打ち合わせの最大のムダ・課題はその打ち合わせの瞬間が「点」になってしまうことと考えています。

これは本当に大企業でもよく起こっており、実際私は新卒で入社した上場企業でもこの課題に何度も遭遇したことがあります。

会議が点になってしまうという問題をもう少し分解すると、次の２点の問題です。

１、会議までの準備が残念

２、会議が終わってからの動きが残念

１の準備については、そもそも会議の目的があいまいであることから始まり、私この会議出席する必要あった？という参加メンバーの選定といったことまでいろいろあります。

会議や打ち合わせの意味や価値を高めるには、それまでの下準備、段取りが必要なのに、準備ができていないのに会議が開催されることが多々あります。

２についても会議で話したことが共有化されていなかったり、結局誰が何をいつまでにやればいいのかあやふや、だから誰も行動しないし、何も変わらない。そんなこと、たくさんありますよね。

どんな取り組みをしているか

さて、では私は自身の目指す形へ向けて、どんなことをしているか？いろいろ勉強して、実際に実践している最中ですが、その中でも効果があったことを書いておきます。

打合せにホワイトボードを使う。

これ最初は緊張しますが、徐々に慣れてくるとすごく打合せがまとまり、集中できます。

いいですね。議事録もスマホで写真をとっておくだけでそれなりのメモになります。

打合せが終わった後にやることを中心にフォローメールを送る。

これは超有効。自分自身にとっても何をやるかが改めて明確になり、即取り掛かれ、相手にも何をやるべきかが明確になります。

当然当日中にやるのがベスト、少なくとも翌日までにやる。

打合せ前にテーマを決める。

この点は出来たり出来なかったりと、まだまだ改善の余地ありの部分です。

定期的に顧問先と打ち合わせをする場合、本当は今日はこのテーマについて検討する！と明確になっていればいいのですが、多くは面談をして質問を投げかけ、話をしながら今抱えているお困りごとを探る、ということになりがちです。

一番大事なのは、今この時間がアイデアだしのブレストなのか、それとも、何かの決定や結論を出すための検討なのかの認識を参加するメンバーで共有したうえで実施すること。まあだからこそ、打合せ前にテーマを決めるのが一番良いわけです。

打合せ一つとっても、うまくいったり、うまくいかなかったり、その繰り返しですね。

自分がどんなことでお役に立てるか？このことを常に考えて提供できる価値を高めていきたいですね。