勤怠管理のIT化

  • 2018年1月31日 水曜日

こんにちは。社労士の志戸岡です。

最近、新規のお問い合わせや税理士の先生からお客様のご紹介を受けた際に、よく聞くお悩みとして勤怠管理や給与計算をどうにかしたい!というものがあります。

今日はこのことについて書きたいと思います。

●お悩み・お困りごとの内容

中小企業の経営者や人事労務担当者の方からお話を伺うと、お悩みの内容は次のようなものです。

  • とにかく勤怠集計、チェックに時間がかかり、給与計算と合わせて手間がかかってしまっている。
  • 社労士事務所に給与計算を頼んでいるのだが、やりとりする量や頻度も多く、ここでも手間が掛かっている。
  • 社労士事務所に給与計算を頼んでいても、毎月のようにミスが発生し、社員にも迷惑がかかってしまっている。

勤怠集計や給与計算は付加価値を産みにくい定型業務ではありますが、間違えるとクレームの要因になりやすい業務でもあります。

 

●社労士さんが関与していてもアナログな場合もある

実は、社労士さんが顧問契約で関与していても、思いっきりアナログな勤怠管理や給与計算になっている会社もまだまだあります。

ご相談を受ける際に、資料を見せて頂いたりすると、エクセルはおろか全て手書きの勤怠管理簿を使い、電卓で計算しているような会社もありました。

こうなるともう仕組み自体がミスの温床です。

もちろんミスはいけないのですが、そもそもがミスが起こりやすい業務フローになってしまっているわけです。

私自身は特段ITに強かったりするわけではありませんが、世の中の流れや動きを察知すると自然とこういった集計業務にはITツールを導入し、自動化・効率化した方が良いという結論にいたり、お客様にはどんどん紹介し導入してもらっています。

少なくとも、手書きはやめてエクセルで自動集計までできるところにはもっていきたいところです。

 

●勤怠管理のIT化のメリット

勤怠管理をIT化することで次のようなメリットがあります。

  • とにもかくにも集計業務やチェックが楽になります
  • リアルタイムで残業時間なども把握できるため36協定の限度時間管理や過重労働の把握にも活用できます
  • 過去の資料との分析が容易になり、比較や分析がすぐにできます
  • 給与計算との連動もソフトによっては可能になり効率化が図れます
  • 社労士さんに頼む場合も情報共有や連携がしやすくなり双方にメリットがあります
  • 社労士事務所としても、集計業務やチェック以外のことに時間を使えるようになります

このように、メリットは多数あり、やらない理由はありません。

従来はIT化をするためには非常に大きな設備投資が必要になったりしたわけですが、マネーフォワードやフリーのような会計業務と同じように人事労務分野でも初期投資が極めて少なく導入しやすいクラウド型のソフトが投入されてきています。

 

●弊所での導入事例

ちなみに、クラウド型の勤怠ソフトですが、たくさんあるとは思いますが、弊所でオススメしているのはキングオブタイムと呼ばれるソフトになります。

【キングオブタイム】https://www.kingtime.jp/

あるお客様で既に導入されていたことがきっかけで私も知ったのですが、各種設定も細かくでき、サポートセンターもしっかりしており非常に使いやすいクラウドソフトです。

費用も、端末については何を選ぶかで多少費用がかかりますが、実際の利用料は@300円/人・月です。

10人の会社なら月3,000円ですみます。

時給1,000円の人が3時間かけて集計業務やらファイリングやらの作業をしたのと同じ金額になります。この場合、ミスをすると仕事の手戻りが発生し2倍3倍さらに時間がかかってしまいます。

*余談ですが、お客様から聞いた話ですが、過去に出入りの業者さんに勤怠IT化の相談をしたら200万ぐらいのイニシャルがかかる提案を受けたことがあるという話も・・・。一体どんな機器なんだよ、と思ってしまいます。

 

●勤怠IT化への最大のハードルは古い慣習と社内文化!

これは何社も勤怠管理のIT化支援をやってきて目の当たりにしたのですが、IT化への最大のハードルは社内の古い慣習だったりします。

せっかくクラウド勤怠ソフトをいれても、社員みんながしっかり記録をしないと正確な集計ができないのは当たり前です。

アナログ管理が根付いている会社ではITが苦手な人が一部?いたりします。慣れてしまえば楽なのですが、慣れてもらうまで嫌がられる状況も目にしました。

生産性の向上にIT化はやはりかかせません。

労務管理の部分では、まずとりかかりやすいのが「勤怠管理」であり「給与計算」です。

これに並行して、手続き業務の「電子化(電子申請)」、「人事のデータベース化」でしょうか。

 

●お困りの方はご相談下さい

最近よく労務まわりのIT化の相談を受けて、実際に支援してきた事例を踏まえまとめてみました。

うちもまだまだアナログで困っている・・・。

という方はぜひ一度弊所までご相談下さい。

TEL:03-6264-8320

志戸岡社会保険労務士事務所

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